Der kan gennem årene være samlet en del indhold, afhængig af hvordan skolen har brugt SkoleIntra. Vi har lavet en fælles oprydningsplan for at sikre, at skolen ikke sletter indhold, som de skal bevare. Samtidig er det vigtigt, at de flytter indhold til de rette steder på de rette tidspunkter, så overgangen fra SkoleIntra til Aula sker med færrest mulige fejl.

Oprydnings- og opsætningsplan med faser og fire roller

Da opgaverne er forskellige, har forskellige deadlines og skal løses af forskellige medarbejdere på skolen, har vi valgt at lave en plan for oprydningsprocessen opdelt i faser og fordelt på fire roller:

  • Ledelse
  • Aula administrator
  • Fælles for alle medarbejder
  • Den individuelle medarbejder.

Opgaverne er opdelt i faser, da

  • noget indhold skal slettes
  • noget indhold kan flyttes til andre systemer tidligere fx Office 365 og G Suite for Education
  • noget indhold kan først flyttes op til sommerferien.

Den lokale Aula-administrator sikrer, at skolen kommer i mål med oprydningen af SkoleIntra og skolens brugere, sørger for flytning af skolens fælles indhold og sørger efterfølgende for lokal opsætning og lokal administration af Aula.

For at sikre, at vi overholder lovgivningen, når vi rydder op i SkoleIntra, følger skolerne vejledninger til punkt til prikke. Så behøver de ikke sætte sig ind i gældende love og regler, men skal blot følge anvisningerne om håndtering af de forskellige typer indhold.

Oprydning i skolens brugere er centralt

Oprydningen i skolens brugere er vigtig for, at skolens elever, forældre og medarbejdere bliver indlæst korrekt i Aula med de rette roller og rettigheder samt tilknyttet de rigtige klasser og hold. Der ligger derfor en væsentlig ledelsesopgave i at sikre:

  • at medarbejdere følger vejledningerne
  • at ingen sletter andet indhold end det, der står i vejledningerne
  • at Aula-administratoren får udført alle de opgaver, der står i vejledningerne.

Vi anbefaler lederne at afsætte tid til en grundig introduktion til og udførelse af medarbejdernes oprydningsopgaver på personalemøder samt til opfølgning på, hvor langt de er i processen.

Pilotskolerne har testet oprydningsplanen

Oprydningsplanen er udarbejdet i tæt samarbejde med en række ledere og pædagogiske medarbejdere fra skolerne i sommeren 2018. Den er testet af de to pilotskoler i efteråret og efterfølgende tilrettet. De øvrige skoler har taget hul på oprydningen i januar 2019 med et opstartsmøde for de lokale Aula administratorer. Pilotskolernes erfaring er, at skolerne kan slette en stor del af indholdet på SkoleIntra.

Hjælp til selvhjælp

Hvis forældre og elever har indhold på Forældre- og ElevIntra, de gerne vil gemme, skal de have gemt det inden efterårsferien 2019. For at hjælpe dem godt på vej, har vi lavet en oprydnings- og opsætningsguide, de kan følge.

 

Materiale til oprydning og opsætning

Gennemgang af pilotskolers erfaringer

KOMBIT har lavet en video med pædagogisk IT-konsulent Sara Sprogøe Jønsson fra Børn og Unge, Aarhus kommune, der fortæller om vores erfaringer fra de to pilotskoler.