ForældreIntra har været en udskældt størrelse over de senere år. Forældrene føler, at der er en overvældende strøm af informationer, at det er svært at navigere og finde information, og at skolerne stiller høje krav til forældrene om involvering. Derfor trækker nogle forældre sig fra ForældreIntra. Det er med til at øge den sociale ulighed, fordi det har en afgørende betydning for det enkelte barn, at forældre involverer sig aktivt i deres børns skoleliv. Derfor skal vi bruge implementeringen af Aula som momentum til at gentænke og styrke kommunikationen, så det bliver nemmere for forældrene at anvende Aula.

Hvad vil vi med Aula?

Målet med Aula er at styrke samarbejdet mellem forældre, medarbejdere, børn og unge, fordi det styrker børns læring, trivsel og udvikling. Med Aula får vi et fælles rum til kommunikation og samarbejde i en mere enkel, brugervenlig og sikker løsning, som samtidig følger barnet lige fra vuggestuen til udgangen af folkeskolen. Det vil gøre det nemmere for alle forældre at anvende Aula. Men det handler ikke kun om, at vi får en digital løsning, som er nem at tage i brug. Det handler i endnu højere grad om at gøre sig overvejelser om, hvordan vi vil anvende Aula i forældresamarbejdet og det indhold, som vi fylder i Aula, hvis vi skal styrke samarbejdet med hinanden.  

Derfor samlede vi interesserede forældre i maj 2018 til en workshop, der stillede skarpt på, hvad vi skal tage med fra SkoleIntra, hvad vi skal lade blive samt deres behov og ønsker til Aula. Sammen med output fra en række fokusgruppeinterviews med forældre om kommunikation og samarbejde har det dannet grundlaget for vores mål for anvendelsen af Aula:

  • Mere ensartet anvendelse
    – på tværs af klasser og tilbud
  • Tydelig struktur
    – så forældrene altid ved, hvor de kan finde information
  • Mindre strøm af information
    – med målrettet kommunikation til grupper og skelnen mellem need-to og nice-to-know
  • Fælles aftaler
    – tydelighed om hvad, hvor og hvornår vi kommunikerer til forældrene og vores forventninger til dem
  • Klart budskab og enkelt sprog
    – så det er tydeligt, hvad vi vil med vores kommunikation

Det har vi taget udgangspunkt i, når vi har drøftet og sparret om, hvad vi vil med Aula med:

  • Skolebestyrelserne på pilotskolerne og forældreorganisationerne
  • Medarbejdere fra pilotskolerne og vores sparringsforum
  • Ledelsen og superbrugerne på pilotskolerne
  • Ledere i følgegruppen og fra pilotskolerne
  • Faglige organisationer

Selvom der er fokus på skolerne lige nu, så har det været vigtigt for os at have indspark og perspektiver med fra dagtilbud og UngiAarhus lige fra starten. De skal også kunne se sig selv i retningslinjerne og brugen af Aula, for det bliver en fælles platform. Der er behov for ensartethed og fælles drøftelser på hele 0-18 års området fra starten, så forældrene reelt kommer til at opleve en ensartet brug af Aula, mindre informationsstrøm, fælles aftaler og bedre kommunikation, uanset om de har børn i vuggestue, skole, SFO og klub.

Det handler om hele det digitale landskab

Aula er blot en af de mange kanaler, som vi bruger til kommunikation og samarbejde med forældre, medarbejdere, børn og unge. Medarbejderne har i dag adgang til en lang række af digitale systemer. Derfor skal anvendelsesstrategien også hæve sig op over Aula og favne det digitale landskab. Det skal give medarbejderne bedre overblik over de tilgængelige digitale systemer og gøre det mere tydeligt, hvornår medarbejderne skal bruge systemerne i deres dagligdag til at kommunikere, dele viden, samarbejde og finde relevant information, fx når medarbejderne skal sende en besked, for det kan de gøre fra flere systemer. Det vil samtidig gøre det nemmere for medarbejderne at tage Aula i brug og bidrage til en mere ensartet anvendelse af systemerne til gavn for både medarbejdere, elever og forældre.

Udgangspunktet for anvendelsesstrategien er en opdeling af temaer, som vi forholder os til ift. Aula, Office 365, Google og vores intranet:

  • Opbevaring og deling af filer
  • Samarbejdsrum
  • Mails, beskeder, opslag og chat
  • Kalender

Djævlen ligger i detaljen – og det gør sig særligt gældende for anvendelsesstrategien, når vi dykker ned i Aula og resten af det digitale landskab. Derfor skal vi teste vores udkast til retningslinjer og anbefalinger med pilotskolerne i Aula, når medarbejdere, forældre og elever på de to pilotskoler tager Aula i brug – og se, hvordan det spiller sammen med de andre systemer.

Der er kommunikation i alt

Samtidig er det vigtigt at huske, at selvom vi kommunikerer meget digitalt, så bør vi også bruge Aula som momentum til at arbejde med kommunikationskulturen. For der er kommunikation i alt, hvad vi gør, lige fra det hastige møde på gangen, skiltene på vuggestuen, infomøder for kommende elever og meget mere. Hvis vores kommunikation skal være troværdig, skal alle kunne bidrage til fortællingen om skolen, dagtilbuddet eller klubben i ord og i handling. Få inspiration i vores håndbog om kommunikation.

Hvordan får vi det til at leve i organisationen?

Anvendelsesstrategien vil altså indeholde en række overordnede retningslinjer og anbefalinger ift. brugen af Aula og andre systemer i det digitale landskab. Retningslinjerne skal være med til at sikre, at vi overholder lovgivningen, når vi bruger digitale systemer, at vi gør det nemmere for forældrene at finde relevant information, og det er tydeligt for medarbejderne, hvornår de skal bruge hvilke systemer. 

Anvendelsesstrategien fylder også en større del af undervisningen i Aula, både for ledere og medarbejdere. Der vil særligt være behov for lokalt at involvere skolebestyrelser, medarbejdere og kolleger i distriktets afdelinger og afsætte tid til lokale drøftelser og beslutninger, som tager deres udgangspunkt i de centrale retningslinjer og anbefalinger.

Vi er i gang med at udarbejde materialer, så vi vil løbende dele vores viden her. Erfaringerne fra arbejdet er, at det tager tid at involvere brugerne, og det betaler sig at tænke det brede 0-18 års perspektiv. Det er relativt enkelt at lægge de overordnede retningslinjer for både brugen af Aula og det øvrige it-landskab. Knasterne viser sig først, når vi går ned i detaljen. Sidst, men ikke mindst, så vil der være behov for løbende tilretninger, for vores digitale landskab er under stadig forandring.

Materiale om anvendelsesstrategien