Skolerne skulle have de nye arbejdsgange med vikardækning ind under huden, inden de tager Aula i brug. Derfor gennemførte vi vikardækningsprojektet i perioden oktober 2017 til december 2018 efter et pilotprojekt med to skoler.

To pilotskoler var med fra april – august 2017 for at afdække, om vi kunne anvende den indbyggede vikardækningsfunktion i Tabulex Trio fremadrettet. Piloten skulle også afdække potentialet i skolens samlede håndtering af vikardækning, altså at gøre arbejdsgange som overførsel af løn til vikarer, administration af timelønnede, registrering af fravær og overførsel til løn- og personalesystemet så enkle som muligt. Samtidig ville vi gerne have en løsning, der gjorde det muligt at genbruge data, så skolerne kun indtaster oplysninger én gang. Det vil også sikre en højere kvalitet af dataudtræk og mulighed for at lave tværgående statistikker på fx forbrug af vikartimer, udgifter osv.

De to pilotskoler arbejdede inden piloten vidt forskelligt med vikardækning, så vi kunne tage det bedste fra de to verdener og forenkle arbejdsgangen. Efter en positiv pilotafprøvning startede vi implementeringen af vikardækning i Tabulex Trio i efteråret 2017.

Forløbet på skolen

  • Skolen klargør data som skemalægning, oprettelse af vikarer osv.
  • Kick off møde med gennemgang af det nye system og funktionalitet til vikardækning, registrering af fravær, overførsel af løn til timelønnede vikarer osv.
  • Tilstedeværelse fra projektet første gang skolen skulle lave vikardækning og lønoverførsel
  • Erfagrupper, som deler viden og erfaringer

Gode råd fra projektet

  • Få indblik i praksis – tag ud på skolerne og se, hvordan det foregår, inden I går i gang med planlægningen
  • Det tager tid at implementere nye arbejdsgange, så kom i gang, inden Aula bliver taget i brug
  • Det har været godt at få ensartet procedurer og regelsæt
  • Det er vigtigt at få klarlagt, hvem der er ansvarlig for vikardækning, og det er en fordel at holde den daglige proces på få hænder, så arbejdsgangen bliver så enkel som mulig

Materiale til vikardækning