Børn og Unge, Aarhus Kommune har fået et nyt værktøj til at udvikle og forbedre kommunikationen – både eksternt til borgere og internt mellem medarbejdere/ledere.

Børn og Unge er en stor og kompleks organisation. For at forstå og navigere i den – både som borger og som medarbejder, er det vigtigt at kommunikationen er både enkel og relevant. Hvis vi skal reducere kompleksiteten, kræver det et godt samspil mellem medarbejdere, ledere og også borgere. En kanalstrategi er en af de metoder vi bruger til at kunne håndtere kommunikationen på en måde, så vi trods vores forskellige roller, områder og fagligheder understøtter et fælles afsæt i vores samlede kommunikation.

Børn og Unges kanalstrategi

Kanalstrategien er netop med til at håndtere vores kommunikationskanaler i Børn og Unge. Kanaler som for eksempel Aula, Sociale Medier og Intranettet. De kan både være lokale og centrale, eksterne og interne, digitale og analoge.

I Børn og Unge har vi mange kanaler. Rigtigt mange. Det er derfor en god idé at have en strategi for hvordan kanalerne skal håndteres, både som enkelt kanal og som helhed.

Kanalstrategien er ikke fuld af retningslinjer eller anbefalinger for hver enkelt kanal. Børn og Unges kanalstrategi står på to ben: Principper og data. Tilsammen sikrer det at vi ikke kun har en plan for hvordan vi håndterer vores kanaler i dag, men også hvordan vi håndterer dem i morgen.

Videnbaseret

Som en del af Børn og Unges kanalstrategi er der lagt op til, meget mere videnbaseret tilgang. I de næste par år iværksætter Børn og Unge en prøvehandling i form af en årlig kommunikationsundersøgelse.

Formålet med kommunikationsundersøgelsen er at få indblik og viden om kommunikationen fungerer efter hensigten – altså om den virker. På den måde får vi mulighed for at justere ind efter hvad vi ved om målgruppen. Vi har allerede data på hvordan vores målgruppe reagerer på en række kanaler. Men vi ved ikke meget om hvorfor de for eksempel ikke er på en bestemt kanal eller hvad de i virkeligheden ville foretrække af kanaler eller indhold.

Det kan en kommunikationsundersøgelse give indsigt i. Derudover er intentionen at borgere skal inddrages i højere grad. Derfor er der oprettet et forældrepanel, som, mellem kommunikationsmålingerne, kan bidrage med inspiration, kvalitetssikring og meningstilkendegivelser.

Læs mere om forældrepanelet

Tilsammen giver det os et uvurderligt grundlag for hvordan vi hele tiden sikrer os at vores kommunikation er så relevant og rammende som muligt.

Den første kommunikationsundersøgelse blev udsendt 5. maj 2022. Resultaterne forventes færdigbehandlet ultimo august 2022.

Principper

Udover det videnbaserede element i kanalstrategien står den på et ben af solide principper for valg og anvendelse af kanaler.

Med over 70 kanaler kan og skal vi ikke udvikle en minutiøs guide til hvordan de alle bruges. Og ligesom vi har seks byggesten, der danner grundlag for kommunikationen i Børn og Unge, tjener byggestenene også et kanalstrategisk formål som varige principper for anvendelse og valg af organisationens kanaler. Børn og Unges principper for kanaler er, at de er:

  1. Personlige og dialogbårne: Vores kanaler skal have fokus på modtagerne og det skal være så tydeligt som muligt, hvem afsenderen er. Jo tættere en kanal er på modtagerne af vores budskaber, jo mere nærværende og mere relevant bliver dialogen. Derfor er den lokale kommunikation vigtig.
  2. Enkle og tydelige: Det skal være klart og tydeligt, hvad hver enkelt kanal skal bruges til, hvornår den skal bruges og hvem målgrupperne er. Alle kanaler skal i videst muligt omfang simplificere og forbedre kommunikation og samarbejde for afsendere og modtagere.
  3. Strukturerede og organiserede: Nye kanaler skal tegnes ind i Børn og Unges kanaloversigt. Det skal undersøges, hvilke konsekvenser oprettelsen af kanalen har for det samlede kanalbillede og hvad planen med kanalen er på sigt.
  4. Professionelle: Vi udvikler, indkøber og driver kanaler på baggrund af data. Der skal opstilles succeskriterier for alle kanaler, og det skal dokumenteres, hvilke behov hver enkelt kanal løser. Kanalerne skal være effektive, og ejerne af en kanal skal løbende undersøge om kanalen opfylder de mål, der er sat for den.
  5. Tillidsfulde: Vi inddrager brugerne for at sikre, at alle kanaler giver dokumenteret værdi for både afsendere og modtagere. Vi har altid fokus på, hvad formålet med vores budskaber er, hvem modtageren er og hvad der skal/ikke skal kommunikeres via vores kanaler.
  6. Sikre og tilgængelige: Vores kanaler skal være sikre og tilgængelige. Det skal være klart for brugerne, hvordan kanalerne anvendes på en sikker måde for både afsendere og modtagere og samtidig skal brugervenligheden vægtes højt.